Medlemssystem

Som det blev vedtaget på Forbundsmødet i 2018, har Forbundet nu fået oprettet et medlemssystem, der kan findes på Bueskydning.com

Forbundet har ikke tidligere haft et medlemssystem, men vi har brug for oplysningerne om medlemmerne til kontingentopkrævning, medlemstal til tilskud fra DIF – men også til kontakt med vores mange forskellige frivillige m.m. som det fremgår af forbundets Privatlivspolitik. Fordelen ved medlemssystemet for klubben er, at den kan bruge systemet til at holde styr på sine medlemmer. Det kan selvfølgeligt for nogle klubber være lidt besværligt, hvis de af deres kommune er blevet pålagt at benytte et andet system, og de derfor føler, at de skal dobbelt registrere deres medlemmer, men det kan vi desværre ikke tage højde for.

Som med alle nye systemer er der naturligvis nogle startvanskeligheder, som vi håber, at I vil hjælpe os med at få styr på – bl.a. ved at spørge os eller hinanden på den Facebook gruppe, der er oprettet dertil – den kan findes her.

• Nogle af de spørgsmål, vi bliver stillet, er, om vi overholder GPDR-reglerne – og det gør vi! Som Forbund må vi godt have ordinære personoplysninger om foreningsmedlemmerne, og det kræver ikke samtykke fra det enkelte foreningsmedlem, at oplysningerne overføres til forbundet. Der skal være en legitim grund til, at oplysningerne også behandles i forbundet, og disse fremgår af vores privatlivspolitik på hjemmesiden. I som foreninger skal dog huske at orientere medlemmerne om, at de både er registreret lokalt og centralt.

• Vi har modtaget en del spørgsmål til mailadresser. Systemet skulle bruge et unikt ID per medlem, og vi valgte mailadressen, da ret mange medlemmer er i kontakt med forbundet. Dvs. alle skal have en mailadresse inkl. børn. Hvis man nu ikke har en – så kan man vælge at benytte en fiktiv mailadresse – til børn kan man f.eks. bruge forældre-mailen – og så tilføje barnets navn i forbindelse med den. Mailadressen kan senere ændres ved at trykke på knappen Glemt password på Log Ind siden. Dette kan også være aktuelt, hvis I skifter klubadministrator. Her kan I så blive nødt til efterfølgende at sende en mail til forbundet – så vi kan tildele klubadministrator rettigheder til den nye mail/person.
• Vi har også haft spørgsmål til passwords. Hvis der skal benyttes et tegn – har vi erfaring med, at man med fordel kan benytte et !
• Browseren Internet Explorer fungerer ikke godt med medlemssystemet. Vi anbefaler Chrome, Edge, Firefox eller Safari.
• Ifølge GDPR, har et medlem krav på at blive slettet hvis vedkommende ønsker det, hvilket altid vil være muligt! Det vil gå ud over medlemsstatistikken samt sammenligninger med andre år. Vi arbejder derfor på at få lavet en ”anonymiseringsfunktion” så kun alder, køn bibeholdes. Ellers åbner vi for, at klubadministratorer kan slette medlemmer. Derudover vil forbundet jævnligt køre kørsler, der sletter medlemmer, der har været registreret inaktive i en defineret periode.
• Til import af oplysninger ved oprettelse af medlemmer har vi fået udarbejdet er skabelon med layout til import funktion. Kun disse basale informationer kan importeres. Denne skabelon kan downloades her. Der er nu i systemet – kun hos jer klubadministratorer – indsat en knap til import, hvor I skal bruge layout som i filen. Medlemmerne oprettes i samme klub som klubadministrator. Der vil komme en status ud for hvert medlem om import gik ok. Husk at filen ikke sletter udmeldte medlemmer – den overskriver kun oplysninger – eller tilføjer nye medlemmer.
• Brug af importfiler i Mac – Ved brug af Mac kan der blive indsat ekstra linjer i filen, hvis man åbner filen i Excel. Ida fra Lyngby fandt ud af følgende: “Hvis jeg holder den i Numbers, er den ok, men grunden til, at jeg tog den over i Excel var, at i eksporten til csv gik ÆØÅ galt med kodningen Unicode UTF-8, som er standard. Den skal eksporteres fra Numbers og holdes i kodningen Vesteuropæisk ISO 9, så kører det.”
• Klubskifte – Ved klubskifte skal den nye klub oprette pågældende som gæstemedlem. Den gamle klub skal derefter – såfremt der ikke er nogle udeståender vedr. personen – gå ind på den pågældende persons stamkort, vælge “Skift primær klub” knap – og derefter overdrage personen til den nye klub. Såfremt den nye klub ikke har oprettet personen som gæstemedlem må den afgivende klub nøjes med at registrere personen som udmeldt, og så må den nye klub efterfølgende tilmelde pågældende.